Hướng dẫn sử dụng phần mềm ERP- Phân hệ sản xuất

Post date: May 31, 2018 7:37:29 AM

Tài liệu này được xây dựng nhằm mục đích mô tả các quy trình nghiệp vụ, xử lý và các giải pháp chi tiết hạch toán các nghiệp vụ sản xuất theo đơn hàng của phân hệ sản xuất theo hệ thống quản lý tổng thể doanh nghiệp của SS4U.ERP Express nhằm thống nhất Quy trình quản lý mới khi ứng dụng SS4U.ERP Express vào doanh nghiệp.

Nhằm đạt được các yêu cầu sau :

• • Xây dựng và triển khai chương trình quản lý quy trình sản xuất của doanh nghiệp trên hệ thống SS4U.ERP Express.

  • Là tài liệu hướng dẫn chi tiết đối với quản lý, nhân viên liên quan.

Nghiệp vụ 01: Lập DNSX cho đơn hàng

• • Nhân viên phòng Kế hoạch tổng hợp dựa trên ngày giao hàng trên đơn đặt hàng và loại SO Planned thực hiện lập đề nghị sản xuất cho SO.

  • Thông tin trên Đề nghị sản xuất cho SO: mã hàng, số lượng,… cập nhật tự động từ Đơn hàng bán, nhân viên Kế hoạch nhập các thông tin xưởng sản xuất, các công đoạn sản xuất,… lưu chứng từ và chuyển cho bộ phận sản xuất xác nhận. Chứng từ chuyển sang trạng thái Complete.

  • Hệ thống hỗ trợ in Phiếu đề nghị sản xuất lưu ký bên ngoài, xem màn hình phiếu in bên dưới.

Nghiệp vụ 02: Tạo BOM, Resource, Routing

• • Các quy chuẩn về định mức nguyên vật liệu (BOM), nguồn lực sản xuất (Resource), công đoạn sản xuất và quy trình sản xuất (Routing) được khai báo cho từng mã thành phẩm sản xuất trên hệ thống.

  • Khi lập đề nghị sản xuất cho đơn hàng, bước nhập mã thành phẩm hệ thống sẽ tự động cập nhật các công thức sản xuất trên tương ứng mã thành phẩm, hoặc sẽ cảnh báo nếu các quy chuẩn sản xuất chưa được tạo cho mã thành phẩm đang chọn.

  • Vì vậy, đối với các mã thành phẩm chưa khai báo, Nhân viên kế hoạch thực hiện tạo các quy chuẩn sản xuất cho mã thành phẩm (tạo BOM, Resource, Công đoạn sản xuất, Quy trình sản xuất).

Nghiệp vụ 03: Xác nhận DNSX, tạo lệnh sản xuất

• • Sau khi nhận đề nghị sản xuất từ phòng Kế hoạch, Ban quản lý Nhà máy sản xuất thực hiện việc kiểm tra, xác nhận đề nghị sản xuất, nếu đồng ý tiến hành Tạo lệnh sản xuất, nếu không đồng ý bấm Trả lại và ghi nhận lý do trả.

  • Mã lệnh sản xuất sẽ phát sinh và hiển thị thông báo sau khi bấm Tạo lệnh, đồng thời trạng thái của đề nghị sản xuất chuyển sang Created.

  • Sau khi tạo Lệnh sản xuất, Ban quản lý nhà máy vào màn hình Lệnh sản xuất theo SO tìm kiếm mã lệnh sản xuất đã phát sinh, kiểm tra các thông tin mã thành phẩm, số lượng, nhập thông tin diễn giải và thời gian sản xuất (ngày bắt đầu, ngày kết thúc) lấy theo Kế hoạch hoặc nhập tay.

  • Sau khi nhập, kiểm tra thông tin trên lệnh sản xuất, lưu chứng từ và chuyển duyệt cho Giám đốc Nhà máy duyệt lệnh sản xuất.

  • Lệnh sản xuất sau khi chuyển duyệt trạng thái lệnh sản xuất chuyển từ Incomplete sang trạng thái Pre-approve.

  • Hệ thống hỗ trợ in phiếu Lệnh sản xuất trình ký và lưu hồ sơ bên ngoài, xem màn hình phiếu in bên dưới.

Màn hình lệnh sản xuất

Nghiệp vụ 04: Duyệt lệnh sản xuất

• • Phiếu in Lệnh sản xuất được in ra trình giám đốc nhà máy kiểm tra, xác nhận và Duyệt lệnh nếu đồng ý duyệt hoặc Trả lại Lệnh nếu không duyệt, sau đó Ban quản lý vào màn hình Duyệt lệnh sản xuất theo SO chọn các lệnh sản xuất trạng thái Pre-approve, và duyệt lệnh sản xuất hoặc trả lại dựa theo xác nhận của Giám đốc.

  • Nếu đồng ý duyệt: Lệnh sản xuất chuyển trạng thái từ Pre-approve sang Complete

  • Nếu không đồng ý duyệt : trả lại lệnh sản xuất nếu có yêu cầu điều chỉnh lại một số thông tin trên lệnh sản xuất, trạng thái lệnh sản xuất chuyển sang Reject, nhân viên Kế hoạch cần điều chỉnh lại các thông tin cần chỉnh sửa và chuyển đến trưởng phòng duyệt sau khi hoàn thành; hoặc hủy lệnh nếu không có đủ điều kiện đáp ứng cho việc sản xuất thành phẩm, trạng thái lệnh sản xuất chuyển sang Canceled.

Nghiệp vụ 05: Tạo lệnh sản xuất chi tiết

• • Sau khi lệnh sản xuất được duyệt, Ban quản lý nhà máy vào lại màn hình Lệnh sản xuất theo SO, bấm Tạo lệnh con, lúc này hệ thống sẽ tự động phát sinh các mã lệnh sản xuất chi tiết tương ứng số mã thành phẩm trên lệnh sản xuất.

  • Sau khi phát sinh mã LSX chi tiết, Ban quản lý nhà máy vào màn hình Lệnh sản xuất chi tiết nhập bổ sung thông tin diễn giải lệnh, kiểm tra và xác nhận hoàn thành Lệnh sản xuất chi tiết.

  • Hệ thống hỗ trợ phiếu in Lệnh sản xuất chi tiết lưu hồ sơ bên ngoài

Màn hình lệnh sản xuất chi tiết

Nghiệp vụ 06: Yêu cầu cấp phát NVL sản xuất

• • Sau khi duyệt hoàn thành các lệnh sản xuất, Ban quản lý Nhà máy sau khi được bộ phận thống kê sản xuất xác nhận nguyên vạt liệu tiến hành lập yêu cầu cấp phát NVL sản xuất chuẩn bị quá trình sản xuất.

  • Ban quản lý nhà máy nhập mã lệnh sản xuất, công đoạn, số lượng thành phẩm sản xuất (mặc định theo lệnh sản xuất nhưng có thể nhập lại), kho nhận chọn kho xưởng để tạo phiếu yêu cầu NVL.

  • Sau khi Đồng ý tạo phiếu YCNVL, user nhập đầy đủ thông tin Diễn giải, kiểm tra nguyên vật liệu yêu cầu, số lượng yêu cầu,…

  • Lưu chứng từ sau khi hoàn thành và Chuyển QA duyệt phiếu yêu cầu.

  • Hệ thống hỗ trợ in phiếu yêu cầu NVL trình ký và lưu hồ sơ bên ngoài, xem màn hình phiếu in bên dưới.

    • • Duyệt cấp phát NVL: Nhân viên QA vào màn hình Duyệt cấp phát kiểm tra các phiếu yêu cầu cấp phát nếu đủ điều kiện đáp ứng và đồng ý, QA check các phiếu yêu cầu và Duyệt cấp phát (trạng thái phiếu yêu cầu cấp phát chuyển sang QA-approved), nếu không duyệt, QA bấm trả lại để chuyển trả phiếu yêu cầu về nhà máy.

Màn hình yêu cầu cấp phát nguyên vật liệu

Nghiệp vụ 07: Cấp phát NVL

• • Phiếu yêu cầu cấp phát sau khi được duyệt, tự động chuyển đến các kho được yêu cầu cấp phát, Nhân viên các kho vào màn hình Cấp phát NVL load phiếu yêu cầu cấp phát, kiểm tra thông tin NVL, số lượng cấp phát, kho nhận,….,

  • Số lượng cấp phát có thể điều chỉnh, tuy nhiên cần đảm bảo đủ số lượng cấp phát tối thiểu cho một lần sản xuất. Đối với một số NVL, vật tư có số lượng cấp phát lẻ so với quy cách đơn vị tính tối thiểu thì user nhập lại số lượng làm tròn cho hợp lý.

  • Lưu chứng từ sau khi việc kiểm tra hoàn thành, hệ thống sẽ tự động hạch toán bút toán xuất kho NVL tại bước lưu chứng từ, do đó, user cần thận trọng khi thực hiện bước này.

  • Bút toán xuất kho: tham khảo nghiệp vụ cấp phát NVL ở phân hệ Kho

  • Hệ thống hỗ trợ phiếu in Phiếu xuất kho trình ký và lưu hồ sơ.

Màn hình cấp phát nguyên vật liệu

Nghiệp vụ 08: Đề nghị nhập kho thành phẩm

• • Sau khi hoàn thành công đoạn cuối cùng cho ra thành phẩm, QA và các bộ phận liên quan tham gia kiểm tra sản phẩm hoàn thành bên ngoài.

  • Nếu sản phẩm sản xuất không đạt, nhập kho xử lý hoặc xử lý theo yêu cầu.

  • Nếu thành phẩm đạt, User Nhà máy lập đề nghị nhập kho thành phẩm tổng tại màn hình Đề nghị nhập kho tổng.

  • Tại màn hình này, User Nhà máy chọn nhóm kho nhập, kho thành phẩm nhập, load lệnh sản xuất cha, diễn giải lệnh sau đó Load LSX chi tiết để hệ thống load lên tất cả các lệnh sản xuất chi tiết đã tạo của LSX cha. Cột số lượng nhập hệ thống mặc định theo số lượng trên lệnh sản xuất hoặc số lượng còn lại sau khi cấn trừ số lượng trên lệnh sản xuất và những lần nhập kho trước đó, tuy nhiên User sẽ nhập lại số lượng nhập kho thực tế nếu có sai khác với số lượng mặc định.

  • Sau khi kiểm tra hoàn thành, lưu chứng từ và bấm Hoàn thành để Complete chứng từ.

  • Sau khi complete chứng từ, user tiếp tục chọn Tạo PN chi tiết nhằm tách các phiếu đề nghị nhập kho theo từng thành phẩm nhập kho, trạng thái của chứng từ chuyển sang Finish

  • Hệ thống hỗ trợ cho phép in Phiếu đề nghị nhập kho trình ký bên ngoài và lưu hồ sơ

Màn hình đề nghị nhập kho thành phẩm

Nghiệp vụ 09: Nhập kho thành phẩm

• • User Bộ phận quản lý Kho vào màn hình Nhập kho thành phẩm xem các phiếu đề nghị nhập kho (Pre-complete) kiểm tra các thông tin mã thành phẩm, số lượng nhập kho, bấm Chi phí > Lấy thông tin > load tất cả các phiếu cấp phát NVL để lấy lên tất cả chi phí Nguyên vật liệu của thành phẩm, Lấy thông tin tại Tab Nguồn lực để lấy lên chi phí sản xuất của thành phẩm cấu thành nên giá thành sản phẩm.

  • Lưu chứng từ và Hoàn thành để Complete chứng từ, tại bước này hệ thống tự động hạch toán bút toán nhập kho thành phẩm. Xem bút toán tại phân hệ Kho.

Màn hình nhập kho thành phẩm

Với mong muốn cung cấp kiến thức về sử dụng ERP, hi vọng phần tài liệu này sẽ giúp cho các bạn có thể hình dung được cách thức vận hành cũng như quy trình trong phân hệ quản trị sản xuất