• Hướng dẫn sử dụng phần mềm ERP- Phân hệ sản xuất Tài liệu này được xây dựng nhằm mục đích mô tả các quy trình nghiệp vụ, xử lý và các giải pháp chi tiết hạch toán các nghiệp vụ sản ...
    Posted May 31, 2018, 12:37 AM by Hỗ trợ Hitek Solution
  • Quản trị sản xuất trong hệ thống ERP (MFG) Trong quá trình triển khai ERP, phân hệ sản xuất (Manufacturing – MFG) được xem là phân hệ khó, phức tạp và tốn nhiều thời gian nhất khi đưa vào áp ...
    Posted May 31, 2018, 12:35 AM by Hỗ trợ Hitek Solution
  • Lợi ích triển khai ERP mang lại Hiệu quả khi triển khai hệ thống SS4U.ERPSự phối hợp và khả năng hiển thị trong chuỗi giá trị: cung cấp một giải pháp toàn diện với các ...
    Posted May 31, 2018, 12:33 AM by Hỗ trợ Hitek Solution
  • Cyber Secrectary là gì, làm thế nào để xây dựng chiến lược Cyber Secrectary Các tổ chức phải đối mặt với nhiều mối đe dọa đối với hệ thống thông tin và dữ liệu của họ. Hiểu được tất cả các yếu tố cơ ...
    Posted May 31, 2018, 12:30 AM by Hỗ trợ Hitek Solution
  • Chia sẻ hướng đi mới cho doanh nghiệp năm 2018 Một năm mới sắp đến, các nhà sản xuất và nhà phân phối đã bắt đầu tìm cách mới để hoạt động hiệu quả hơn, tạo ra lợi nhuận và ...
    Posted May 31, 2018, 12:31 AM by Hỗ trợ Hitek Solution
  • Tìm hiểu về ERP, giải pháp phần mềm quản lý đa năng dùng trong các doanh nghiệp  Enterprise resource planning software, viết tắt là ERP, là một giải pháp phần mềm ra đời cũng đã khá lâu với mục đích hỗ trợ việc quản trị một công ...
    Posted May 31, 2018, 12:27 AM by Hỗ trợ Hitek Solution
Showing posts 1 - 6 of 6. View more »

Hướng dẫn sử dụng phần mềm ERP- Phân hệ sản xuất

posted May 31, 2018, 12:37 AM by Hỗ trợ Hitek Solution

Tài liệu này được xây dựng nhằm mục đích mô tả các quy trình nghiệp vụ, xử lý và các giải pháp chi tiết hạch toán các nghiệp vụ sản xuất theo đơn hàng của phân hệ sản xuất theo hệ thống quản lý tổng thể doanh nghiệp của SS4U.ERP Express nhằm thống nhất Quy trình quản lý mới khi ứng dụng SS4U.ERP Express vào doanh nghiệp.

Nhằm đạt được các yêu cầu sau :

  • Xây dựng và triển khai chương trình quản lý quy trình sản xuất của doanh nghiệp trên hệ thống SS4U.ERP Express.
  • Là tài liệu hướng dẫn chi tiết đối với quản lý, nhân viên liên quan.
Nghiệp vụ 01: Lập DNSX cho đơn hàng
  • Nhân viên phòng Kế hoạch tổng hợp dựa trên ngày giao hàng trên đơn đặt hàng và loại SO Planned thực hiện lập đề nghị sản xuất cho SO.
  • Thông tin trên Đề nghị sản xuất cho SO: mã hàng, số lượng,… cập nhật tự động từ Đơn hàng bán, nhân viên Kế hoạch nhập các thông tin xưởng sản xuất, các công đoạn sản xuất,… lưu chứng từ và chuyển cho bộ phận sản xuất xác nhận. Chứng từ chuyển sang trạng thái Complete.
  • Hệ thống hỗ trợ in Phiếu đề nghị sản xuất lưu ký bên ngoài, xem màn hình phiếu in bên dưới.
Nghiệp vụ 02: Tạo BOM, Resource, Routing
  • Các quy chuẩn về định mức nguyên vật liệu (BOM), nguồn lực sản xuất (Resource), công đoạn sản xuất và quy trình sản xuất (Routing) được khai báo cho từng mã thành phẩm sản xuất trên hệ thống.
  • Khi lập đề nghị sản xuất cho đơn hàng, bước nhập mã thành phẩm hệ thống sẽ tự động cập nhật các công thức sản xuất trên tương ứng mã thành phẩm, hoặc sẽ cảnh báo nếu các quy chuẩn sản xuất chưa được tạo cho mã thành phẩm đang chọn.
  • Vì vậy, đối với các mã thành phẩm chưa khai báo, Nhân viên kế hoạch thực hiện tạo các quy chuẩn sản xuất cho mã thành phẩm (tạo BOM, Resource, Công đoạn sản xuất, Quy trình sản xuất).
Nghiệp vụ 03: Xác nhận DNSX, tạo lệnh sản xuất
  • Sau khi nhận đề nghị sản xuất từ phòng Kế hoạch, Ban quản lý Nhà máy sản xuất thực hiện việc kiểm tra, xác nhận đề nghị sản xuất, nếu đồng ý tiến hành Tạo lệnh sản xuất, nếu không đồng ý bấm Trả lại và ghi nhận lý do trả.
  • Mã lệnh sản xuất sẽ phát sinh và hiển thị thông báo sau khi bấm Tạo lệnh, đồng thời trạng thái của đề nghị sản xuất chuyển sang Created.
  • Sau khi tạo Lệnh sản xuất, Ban quản lý nhà máy vào màn hình Lệnh sản xuất theo SO tìm kiếm mã lệnh sản xuất đã phát sinh, kiểm tra các thông tin mã thành phẩm, số lượng, nhập thông tin diễn giải và thời gian sản xuất (ngày bắt đầu, ngày kết thúc) lấy theo Kế hoạch hoặc nhập tay.
  • Sau khi nhập, kiểm tra thông tin trên lệnh sản xuất, lưu chứng từ và chuyển duyệt cho Giám đốc Nhà máy duyệt lệnh sản xuất.
  • Lệnh sản xuất sau khi chuyển duyệt trạng thái lệnh sản xuất chuyển từ Incomplete sang trạng thái Pre-approve.
  • Hệ thống hỗ trợ in phiếu Lệnh sản xuất trình ký và lưu hồ sơ bên ngoài, xem màn hình phiếu in bên dưới.

Màn hình lệnh sản xuất
Nghiệp vụ 04: Duyệt lệnh sản xuất
  • Phiếu in Lệnh sản xuất được in ra trình giám đốc nhà máy kiểm tra, xác nhận và Duyệt lệnh nếu đồng ý duyệt hoặc Trả lại Lệnh nếu không duyệt, sau đó Ban quản lý vào màn hình Duyệt lệnh sản xuất theo SO chọn các lệnh sản xuất trạng thái Pre-approve, và duyệt lệnh sản xuất hoặc trả lại dựa theo xác nhận của Giám đốc.
  • Nếu đồng ý duyệt: Lệnh sản xuất chuyển trạng thái từ Pre-approve sang Complete
  • Nếu không đồng ý duyệt : trả lại lệnh sản xuất nếu có yêu cầu điều chỉnh lại một số thông tin trên lệnh sản xuất, trạng thái lệnh sản xuất chuyển sang Reject, nhân viên Kế hoạch cần điều chỉnh lại các thông tin cần chỉnh sửa và chuyển đến trưởng phòng duyệt sau khi hoàn thành; hoặc hủy lệnh nếu không có đủ điều kiện đáp ứng cho việc sản xuất thành phẩm, trạng thái lệnh sản xuất chuyển sang Canceled.
Nghiệp vụ 05: Tạo lệnh sản xuất chi tiết
  • Sau khi lệnh sản xuất được duyệt, Ban quản lý nhà máy vào lại màn hình Lệnh sản xuất theo SO, bấm Tạo lệnh con, lúc này hệ thống sẽ tự động phát sinh các mã lệnh sản xuất chi tiết tương ứng số mã thành phẩm trên lệnh sản xuất.
  • Sau khi phát sinh mã LSX chi tiết, Ban quản lý nhà máy vào màn hình Lệnh sản xuất chi tiết nhập bổ sung thông tin diễn giải lệnh, kiểm tra và xác nhận hoàn thành Lệnh sản xuất chi tiết.
  • Hệ thống hỗ trợ phiếu in Lệnh sản xuất chi tiết lưu hồ sơ bên ngoài

Màn hình lệnh sản xuất chi tiết
Nghiệp vụ 06: Yêu cầu cấp phát NVL sản xuất
  • Sau khi duyệt hoàn thành các lệnh sản xuất, Ban quản lý Nhà máy sau khi được bộ phận thống kê sản xuất xác nhận nguyên vạt liệu tiến hành lập yêu cầu cấp phát NVL sản xuất chuẩn bị quá trình sản xuất.
  • Ban quản lý nhà máy nhập mã lệnh sản xuất, công đoạn, số lượng thành phẩm sản xuất (mặc định theo lệnh sản xuất nhưng có thể nhập lại), kho nhận chọn kho xưởng để tạo phiếu yêu cầu NVL.
  • Sau khi Đồng ý tạo phiếu YCNVL, user nhập đầy đủ thông tin Diễn giải, kiểm tra nguyên vật liệu yêu cầu, số lượng yêu cầu,…
  • Lưu chứng từ sau khi hoàn thành và Chuyển QA duyệt phiếu yêu cầu.
  • Hệ thống hỗ trợ in phiếu yêu cầu NVL trình ký và lưu hồ sơ bên ngoài, xem màn hình phiếu in bên dưới.
    • Duyệt cấp phát NVL: Nhân viên QA vào màn hình Duyệt cấp phát kiểm tra các phiếu yêu cầu cấp phát nếu đủ điều kiện đáp ứng và đồng ý, QA check các phiếu yêu cầu và Duyệt cấp phát (trạng thái phiếu yêu cầu cấp phát chuyển sang QA-approved), nếu không duyệt, QA bấm trả lại để chuyển trả phiếu yêu cầu về nhà máy.

Màn hình yêu cầu cấp phát nguyên vật liệu
Nghiệp vụ 07: Cấp phát NVL
  • Phiếu yêu cầu cấp phát sau khi được duyệt, tự động chuyển đến các kho được yêu cầu cấp phát, Nhân viên các kho vào màn hình Cấp phát NVL load phiếu yêu cầu cấp phát, kiểm tra thông tin NVL, số lượng cấp phát, kho nhận,….,
  • Số lượng cấp phát có thể điều chỉnh, tuy nhiên cần đảm bảo đủ số lượng cấp phát tối thiểu cho một lần sản xuất. Đối với một số NVL, vật tư có số lượng cấp phát lẻ so với quy cách đơn vị tính tối thiểu thì user nhập lại số lượng làm tròn cho hợp lý.
  • Lưu chứng từ sau khi việc kiểm tra hoàn thành, hệ thống sẽ tự động hạch toán bút toán xuất kho NVL tại bước lưu chứng từ, do đó, user cần thận trọng khi thực hiện bước này.
  • Bút toán xuất kho: tham khảo nghiệp vụ cấp phát NVL ở phân hệ Kho
  • Hệ thống hỗ trợ phiếu in Phiếu xuất kho trình ký và lưu hồ sơ.

Màn hình cấp phát nguyên vật liệu
Nghiệp vụ 08: Đề nghị nhập kho thành phẩm
  • Sau khi hoàn thành công đoạn cuối cùng cho ra thành phẩm, QA và các bộ phận liên quan tham gia kiểm tra sản phẩm hoàn thành bên ngoài.
  • Nếu sản phẩm sản xuất không đạt, nhập kho xử lý hoặc xử lý theo yêu cầu.
  • Nếu thành phẩm đạt, User Nhà máy lập đề nghị nhập kho thành phẩm tổng tại màn hình Đề nghị nhập kho tổng.
  • Tại màn hình này, User Nhà máy chọn nhóm kho nhập, kho thành phẩm nhập, load lệnh sản xuất cha, diễn giải lệnh sau đó Load LSX chi tiết để hệ thống load lên tất cả các lệnh sản xuất chi tiết đã tạo của LSX cha. Cột số lượng nhập hệ thống mặc định theo số lượng trên lệnh sản xuất hoặc số lượng còn lại sau khi cấn trừ số lượng trên lệnh sản xuất và những lần nhập kho trước đó, tuy nhiên User sẽ nhập lại số lượng nhập kho thực tế nếu có sai khác với số lượng mặc định.
  • Sau khi kiểm tra hoàn thành, lưu chứng từ và bấm Hoàn thành để Complete chứng từ.
  • Sau khi complete chứng từ, user tiếp tục chọn Tạo PN chi tiết nhằm tách các phiếu đề nghị nhập kho theo từng thành phẩm nhập kho, trạng thái của chứng từ chuyển sang Finish
  • Hệ thống hỗ trợ cho phép in Phiếu đề nghị nhập kho trình ký bên ngoài và lưu hồ sơ

Màn hình đề nghị nhập kho thành phẩm
Nghiệp vụ 09: Nhập kho thành phẩm
  • User Bộ phận quản lý Kho vào màn hình Nhập kho thành phẩm xem các phiếu đề nghị nhập kho (Pre-complete) kiểm tra các thông tin mã thành phẩm, số lượng nhập kho, bấm Chi phí > Lấy thông tin > load tất cả các phiếu cấp phát NVL để lấy lên tất cả chi phí Nguyên vật liệu của thành phẩm, Lấy thông tin tại Tab Nguồn lực để lấy lên chi phí sản xuất của thành phẩm cấu thành nên giá thành sản phẩm.
  • Lưu chứng từ và Hoàn thành để Complete chứng từ, tại bước này hệ thống tự động hạch toán bút toán nhập kho thành phẩm. Xem bút toán tại phân hệ Kho.

Màn hình nhập kho thành phẩm
Với mong muốn cung cấp kiến thức về sử dụng ERP, hi vọng phần tài liệu này sẽ giúp cho các bạn có thể hình dung được cách thức vận hành cũng như quy trình trong phân hệ quản trị sản xuất

Quản trị sản xuất trong hệ thống ERP (MFG)

posted May 31, 2018, 12:35 AM by Hỗ trợ Hitek Solution

Trong quá trình triển khai ERP, phân hệ sản xuất (Manufacturing – MFG) được xem là phân hệ khó, phức tạp và tốn nhiều thời gian nhất khi đưa vào áp dụng.

Trên thực tế, mỗi đơn vị sản xuất (SX) đều có một quy trình riêng biệt. Chính vì vậy, các chương trình quản lý chuyên biệt về SX được chia thành nhiều nhóm khác nhau như: SX liên tục (Process Manufacturing – còn gọi là SX phức hợp); SX rời rạc (Discrete Manufacturing – còn gọi là SX đơn).

Ở các đơn vị đã ứng dụng ERP vào SX tại Việt Nam như Mía Đường Lam Sơn, Bánh Kẹo Biên Hòa (Bibica), Savimex, EuroWindow hay Prime Group… việc đầu tiên mà hệ thống cần đáp ứng là phần khai báo linh hoạt với bộ tham số tiện dụng để ứng dụng được theo các quy trình quản lý đặc thù.


Quản lý SX đòi hỏi chương trình phải xác định được việc lập kế hoạch SX, tính toán thời gian SX, hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu, tính giá thành kế hoạch… Để làm được điều này, các phân hệ SX trong ERP cần cho phép người sử dụng khai báo định mức nguyên vật liệu (Bill of Material – BOM) và quy trình SX (Routing). Đồng thời phải khai báo được lịch SX, năng lực SX bao gồm các nguồn lực như nhân công, máy móc, công cụ SX, thời gian, chi phí… Vì chính những thông số được khai báo ở đây là cơ sở để tính toán các chỉ tiêu nói trên.

Đối với những đơn vị có hệ thống định mức nguyên vật liệu phức tạp (ví dụ mỗi đơn hàng cần khai báo lại một bộ định mức nguyên vật liệu mới) thì rất cần sự tư vấn của nhà triển khai có kinh nghiệm để không biến việc nhập số liệu trở thành sự cản trở về mặt thời gian đối với SX.

Một trong những yêu cầu của DN SX đối với ERP là việc trợ giúp DN lập kế hoạch SX (KHSX). Kế hoạch này cần phải tính toán được ngày bắt đầu SX tối ưu, đáp ứng tất cả các nhu cầu. Riêng các DN có nhiều chi nhánh hoặc nhà máy cách xa nhau, hệ thống ERP cần lập KHSX ở mức tổng thể để có được kế hoạch điều hành, tận dụng các nguồn lực một cách hợp lý và hiệu quả nhất.

Sau khi có KH, hệ thống cần xác định được nhu cầu nguyên vật liệu (NVL) để đáp ứng được KHSX đó. Muốn vậy, hệ thống phải có khả năng tổng hợp được thông tin từ nhiều nguồn khác nhau như: bảng định mức NVL, các đơn mua hàng và lệnh SX dang dở, số liệu tồn kho NVL, thời gian cung ứng vật tư… để tính ra được số lượng vật tư cần cung cấp thêm. Kết quả xác định sẽ được chuyển sang bộ phận cung ứng qua các phiếu yêu cầu cung ứng vật tư.


Đối với quản lý quá trình SX, hệ thống ERP cần đáp ứng được các chức năng như: theo dõi tiến độ SX của từng lệnh/lô SX, tổ chức thống kê và ghi nhận tiêu hao NVL, chi phí, thời gian SX, ghi nhận lượng bán thành phẩm cũng như thành phẩm hoàn thành tại từng công đoạn, từng lệnh/lô SX. Đây cũng chính là cơ sở cho việc tính giá thành SX, phân tích tiêu hao, tính hiệu quả SX.

Phải nói rằng, bài toán tính giá thành SX là bài toán “nhức đầu muôn thuở” của các DN hiện nay. Nhiều khi DN quyết định triển khai ERP cũng là để giải quyết bài toán “nhức đầu” này. Tính giá thành SX là một nhu cầu tiên quyết của hầu hết các DN SX vì giá thành chính là cơ sở cho việc phân tích hiệu quả SX, phản ánh chính xác lãi lỗ thực sự của DN. Hiện nay, đa phần DN đều sử dụng phương pháp tính giá thành bình quân cuối kỳ. Phân hệ QLSX trong ERP cần cho phép DN khai báo và tính giá thành kế hoạch (có thể chi tiết theo từng khoản mục chi phí) thông qua phân hệ định mức NVL (BOM) tại thời điểm trước khi SX. Trong quá trình SX, phân hệ này cũng cần cho DN biết tương đối chính xác giá thành SX tại bất kỳ thời điểm nhập kho nào. Đến cuối kỳ, hệ thống sẽ hỗ trợ DN tính lại giá thành thực tế trong kỳ.

Bên cạnh đó, hệ thống cũng cần mở rộng tới một số khả năng khác như: quản lý chất lượng, hỗ trợ việc nghiên cứu và phát triển sản phẩm mới thông qua quá trình SX thử…


Vì bản thân SX đã rất đa dạng về ngành nghề, mỗi lĩnh vực SX có những đặc thù quản lý riêng, nên muốn triển khai thành công và hiệu quả phân hệ này, đòi hỏi DN phải xác định mục tiêu và phạm vi rõ ràng, chọn giải pháp phù hợp và đặc biệt cần chọn nhà tư vấn triển khai có kinh nghiệm, am hiểu sản phẩm và từng triển khai thành công phân hệ SX.
Nguồn tinhte.vn

Lợi ích triển khai ERP mang lại

posted May 31, 2018, 12:33 AM by Hỗ trợ Hitek Solution

Hiệu quả khi triển khai hệ thống SS4U.ERP
Sự phối hợp và khả năng hiển thị trong chuỗi giá trị: cung cấp một giải pháp toàn diện với các module với nhau và trao đổi dữ liệu. Môi trường gắn kết, nơi dữ liệu có thể được tham chiếu để cung cấp bối cảnh, hiểu biết và nhận thức hoạt động cần thiết của doanh nghiệp. SS4U.ERP cũng có thể mở rộng với phạm vi chức năng, module mới về các giải pháp mà một hệ thống ERP có thể phát triển với doanh nghiệp của bạn và nhu cầu phát triển của nó.

Chuẩn hoá và cải tiến các quy trình kinh doanh: SS4U.ERP được thiết kế bằng các quy trình kinh doanh chuẩn và áp dụng một giải pháp như vậy sẽ phản ánh trong các hoạt động được thực hiện. SS4U.ERP không chỉ là một dự án CNTT mà còn thực sự đại diện cho một cam kết trong việc chuyển đổi và cải tiến quy trình kinh doanh rộng khắp.

Truy cập / duyệt các dữ liệu mọi lúc, mọi nơi: SS4U.ERP có thể tích hợp với các thiết bị di động, đồng thời với các tính năng duyệt qua mail sẽ giúp cho người dùng tiện lợi

Giảm chi phí hành chính: Một giải pháp thống nhất làm giảm sự cần thiết cho các bộ phận CNTT để quản lý nhiều hệ thống bằng cách hợp nhất hầu hết các tính năng hoạt động cốt lõi vào một hệ thống. Nó sẽ tốn kém hơn để duy trì nhiều hệ thống hơn là quản lý một giải pháp ERP duy nhất. Lề cho sai sót và phạm vi rủi ro cũng giảm tương tự.

Hiệu suất, Độ chính xác, Tối ưu hóa: SS4U.ERP có thể tăng năng suất và giảm chi phí với việc cải tiến quản trị giám sát thực hiện theo các quy trình.

SS4U.ERP có điểm mạnh gi?
SS4U.ERP được xây dựng trên nền tảng công nghệ Oracle, mạnh mẽ về việc xử lý các dữ liệu lớn có độ bảo mật, an toàn cao. Tuy nhiên lại có nhược điểm về giao diện nhàm chán so với người dùng do giảm thiểu về đồ họa.

SS4U.ERP chuyên sâu giải các bài toán quản trị sản xuất. Bởi lẽ quản trị sản xuất là phần tương đối phức tạp, khó kiểm soát khi không có các công cụ hỗ trợ, và đối với SS4U.ERP chúng tôi sẽ giúp bạn giải quyết các vấn đề nhức nhối hiện đang tồn tại trong doanh nghiệp của bạn.

SS4U.ERP giải quyết các mô hình đa công ty, giúp quản lý tập trung, hợp nhất dữ liệu một cách dễ dàng, nhanh chóng, kịp thời và chính xác. Việc có được thông tin không cần phải chờ đợi.

Các phân hệ quản trị trong SS4U.ERP

  1. Phân hệ quản trị mua hàng
  2. Phân hệ quản trị bán hàng
  3. Phân hệ quản trị sản xuất
  4. Phân hệ quản trị tồn kho
  5. Phân hệ quản trị tài chính – kế toán
  6. Phân hệ quản trị nhân sự

Các phân hệ quản trị của SS4U.ERP
Đặc điểm nổi bật của hệ thống ERP
Đặc điểm nổi bật của ERP là một hệ thống phần mềm có thể mở rộng và phát triển theo thời gian theo từng loại hình doanh nghiệp mà không làm ảnh hưởng đến cấu trúc của chương trình.

ERP loại bỏ các hệ thống máy tính riêng lẻ ở các bộ phận trong một doanh nghiệp: Tài chính, Nhân sự, Kinh Doanh, Sản xuất, Kho… ERP sẽ thay thế chúng bằng một chương trình phần mềm hợp nhất phân chia theo các phân hệ phần mềm khác nhau và tạo nên một mối quan hệ thống nhất với nhau. Phần mềm ERP rất linh động trong việc cài đặt các phân hệ theo yêu cầu doanh nghiệp.

Các tính năng kỹ thuật quan trọng cần phải có của phần mềm ERP là: cho phép quản lý đa tiền tệ, quản lý nhiều công ty, nhiều chi nhánh, có giao diện đa ngôn ngữ, cho phép copy vào/ra (import/export) ra/vào EXCEL, có khả năng phân tích dữ liệu Drill-Down…

Mua một giải pháp ERP, chúng ta nhận được cùng một lúc 3 sản phẩm: Một là “Ý tưởng quản trị”, hai là “Chương trình phần mềm” và ba là “Phương tiện kết nối” để xây dựng mạng máy tính tích hợp. Với hệ thống phần mềm thống nhất, đa năng, quán xuyến mọi lĩnh vực hoạt động từ kế hoạch hóa, thống kê, kiểm toán, phân tích, điều hành, ERP giúp theo dõi, quản lý thông suốt, tăng tính năng động, đảm bảo cho doanh nghiệp phản ứng kịp thời trước những thay đổi liên tục của môi trường bên ngoài. Trên thế giới, hiện có rất nhiều công ty lớn triển khai thành công giải pháp ERP cho hoạt động quản lý sản xuất kinh doanh của mình. Việc triển khai thành công ERP sẽ tiết kiệm chi phí, tăng khả năng cạnh tranh, đem lại cho doanh nghiệp lợi ích lâu dài.
Nguồn tinhte.vn

Cyber Secrectary là gì, làm thế nào để xây dựng chiến lược Cyber Secrectary

posted May 31, 2018, 12:30 AM by Hỗ trợ Hitek Solution

Các tổ chức phải đối mặt với nhiều mối đe dọa đối với hệ thống thông tin và dữ liệu của họ. Hiểu được tất cả các yếu tố cơ bản đối với an ninh không gian mạng là bước đầu tiên để đáp ứng những mối đe dọa này.

An ninh mạng (Cyber Security) là phương thức đảm bảo tính toàn vẹn, bảo mật và tính khả dụng (ICA) của thông tin. Nó đại diện cho khả năng để bảo vệ chống lại và phục hồi từ các tai nạn từ ổ cứng hoặc cúp điện, và từ các cuộc tấn công của kẻ thù, đe dọa nghiêm trọng đến doanh nghiệp. Kế hoạch tiếp tục kinh doanh và kế hoạch khôi phục thảm họa là rất quan trọng đối với an ninh mạng

An ninh mạng phải là một trong những nhiệm vụ hàng đầu trong toàn doanh nghiệp. Sự mong manh của thế giới thông tin hiện nay chúng ta đang sống trong cũng đòi hỏi kiểm soát an ninh mạng mạnh mẽ. Các nhà quản lý nên thấy rằng tất cả các hệ thống được xây dựng theo các tiêu chuẩn an ninh nhất định và nhân viên được đào tạo đúng mức. Tất cả các mã, ví dụ, có lỗi, và một số trong những lỗi đó là lỗ hổng bảo mật. Và để chỉnh sửa các lỗ hỏng đó chỉ có thể là con người.


Đào tạo an ninh
Con người luôn là yếu tố cốt yếu nhất trong bất kỳ chương trình an ninh mạng. Đào tạo các nhà phát triển để mã hóa an toàn, đào tạo nhân viên hoạt động để ưu tiên một thái độ bảo mật mạnh mẽ, đào tạo người dùng cuối để phát hiện email lừa đảo và các cuộc tấn công kỹ thuật xã hội – an ninh không gian mạng bắt đầu bằng nhận thức.

Tất cả các công ty sẽ gặp phải một số cuộc tấn công không gian mạng, ngay cả khi có kiểm soát chặt chẽ. Một kẻ tấn công sẽ luôn luôn khai thác mối liên kết yếu nhất, và nhiều cuộc tấn công có thể dễ dàng ngăn chặn bằng cách thực hiện các nhiệm vụ bảo mật cơ bản, đôi khi được gọi là “vệ sinh trên mạng”. Một bác sỹ phẫu thuật sẽ không bao giờ bước vào phòng mổ mà không cần rửa tay trước. Tương tự như vậy, doanh nghiệp có nghĩa vụ phải thực hiện các yếu tố cơ bản về chăm sóc an ninh trên mạng như duy trì hoạt động xác thực mạnh mẽ mạnh mẽ và không lưu trữ dữ liệu nhạy cảm khi có thể truy cập được.

Một chiến lược an ninh mạng tốt sẽ cần vượt xa những điều cơ bản này. Các hacker tinh vi có thể phá hoại hầu hết các hệ thống phòng thủ, và bề mặt tấn công – số lượng các “kẻ tấn công” xâm nhập vào hệ thống – đang mở rộng cho hầu hết các công ty. Ví dụ, thông tin và thế giới vật lý đang sáp nhập, và bọn tội phạm và điệp viên quốc gia đang đe dọa ICA của các hệ thống vật lý không gian mạng như ô tô, nhà máy điện, thiết bị y tế, thậm chí cả tủ lạnh IoT của bạn. Tương tự như vậy, các xu hướng về điện toán đám mây, mang chính sách thiết bị của riêng bạn (BYOD) tại nơi làm việc, và sự phát triển của Internet of Things (IoT) tạo ra những thách thức mới. Việc bảo vệ các hệ thống này quan trọng hơn bao giờ hết.

Việc tuân thủ các khuôn khổ quy định nghiêm ngặt như Quy chế Bảo vệ Dữ liệu Tổng quát của Liên minh châu Âu (GDPR) cũng yêu cầu các loại vai trò mới về an ninh mạng để đảm bảo rằng các tổ chức đáp ứng các yêu cầu về quyền riêng tư và an ninh của GDPR và các quy định khác.

Tóm lại, nhu cầu ngày càng tăng về an ninh mạng, đòi hỏi các tổ chức phải có một tập trung mạnh vào các chiến lược và các biện pháp nhằm tránh các rủi ro xảy ra trong doanh nghiệp.
Các loại an ninh trên mạng
Phạm vi an ninh mạng là rất rộng. Các lĩnh vực cốt lõi được mô tả dưới đây và bất kỳ chiến lược an ninh mạng tốt nào cũng nên lưu ý đến.

Cơ sở hạ tầng quan trọng

Cơ sở hạ tầng quan trọng bao gồm các hệ thống vật lý- kỹ thuật số thiết yếu mà xã hội phụ thuộc vào, bao gồm lưới điện, lọc nước, đèn giao thông và bệnh viện… Các giải pháp cho các tổ chức chịu trách nhiệm cho cơ sở hạ tầng quan trọng là để thực hiện sự tích cực để bảo vệ, hiểu các lỗ hổng và tránh bị tấn công. Cần đánh giá cách tấn công vào cơ sở hạ tầng quan trọng để phát triển một kế hoạch dự phòng.

Bảo mật mạng

An ninh mạng bảo vệ chống lại xâm nhập trái phép cũng như nội gián độc hại. Bảo đảm an ninh mạng thường đòi hỏi sự đánh đổi. Ví dụ, điều khiển truy cập như đăng nhập thêm có thể là cần thiết, nhưng làm chậm hiệu suất.

Các công cụ được sử dụng để giám sát an ninh mạng tạo ra rất nhiều dữ liệu – rất nhiều thông báo hợp lệ thường bị bỏ qua. Để giúp quản lý tốt hơn việc giám sát an ninh mạng, các đội bảo mật ngày càng sử dụng máy học để lưu lượng thông tin bất thường và cảnh báo các mối đe dọa trong thời gian thực.

Bảo mật trên đám mây

Dữ liệu của doanh nghiệp vào đám mây tạo ra những thách thức an ninh mới. Ví dụ: năm 2017 đã thấy dữ liệu bị xâm phạm hàng tháng gần đây từ các trường hợp đám mây được cấu hình kém. Các nhà cung cấp dịch vụ đám mây đang tạo ra các công cụ bảo mật mới để giúp người dùng doanh nghiệp bảo mật dữ liệu của họ tốt hơn, tuy nhiên điểm mấu chốt vẫn là: Chuyển sang đám mây không phải là thuốc chữa bách bệnh cho việc kiểm tra cẩn thận khi nói đến an ninh mạng.

Bảo mật ứng dụng

Bảo mật ứng dụng (AppSec), đặc biệt là bảo mật ứng dụng web, đã trở thành điểm yếu của cuộc tấn công. AppSec bắt đầu với thông lệ mã hóa an toàn, và cần được tăng cường bằng kỹ thuật fuzzing và thử nghiệm thâm nhập.

Phát triển ứng dụng nhanh chóng và triển khai đến các đám mây đã chứng kiến sự ra đời của DevOps như một bộ môn mới. Các nhóm DevOps thường ưu tiên các nhu cầu kinh doanh cần thiết thông qua bảo mật, trọng tâm có thể thay đổi khi có sự gia tăng các mối đe dọa.

Bảo mật Internet of Things (IoT)

IoT đề cập đến rất nhiều hệ thống vật lý như thiết bị gia dụng, cảm biến, máy in và máy quay an ninh. Các thiết bị IoT thường xuyên vận chuyển trong một trạng thái không an toàn và ít hoặc không có vá bảo mật, đặt ra mối đe dọa cho không chỉ người dùng của họ, mà còn cho những người khác trên Internet, vì các thiết bị này thường là một phần của mạng botnet. Điều này đặt ra những thách thức an ninh duy nhất cho cả người dùng gia đình và xã hội.
Các mối đe dọa an ninh mạng
Các mối đe dọa mạng thông thường thường gặp dưới ba danh mục chung:

Các vụ tấn công về tính bí mật: Ăn cắp, hoặc đúng hơn là sao chép, thông tin cá nhân của một mục tiêu là bao nhiêu cuộc tấn công bằng mạng Internet bắt đầu, bao gồm các vụ tấn công hình sự như gian lận thẻ tín dụng, đánh cắp nhận dạng, hoặc ăn cắp ví tiền bitcoin. Các điệp viên quốc gia bí mật tấn công là phần lớn công việc của họ, tìm kiếm thông tin bí mật cho lợi ích chính trị, quân sự hoặc kinh tế.

Các cuộc tấn công vào tính toàn vẹn: Cũng được biết đến bởi tên thông thường là phá hoại, nhằm mục đích phá hủy thông tin hoặc hệ thống, và những người dựa vào những thông tin đó. Các cuộc tấn công tính toàn vẹn có thể là tinh tế – một lỗi đánh máy ở đây, một chút lúng túng ở đó – hoặc một chiến dịch chống phá hoại và đốt cháy một mục tiêu. Những kẻ phạm tội có thể từ những Script Kiddie (Trẩu tre) đến những kẻ tấn công quốc gia.

Các cuộc tấn công vào tính khả dụng: Ngăn chặn một mục tiêu truy cập vào dữ liệu của họ được nhìn thấy nhiều nhất ngày nay là các cuộc tấn công từ chối dịch vụ. Ransomware sẽ mã hóa dữ liệu của mục tiêu và yêu cầu một khoản tiền chuộc để giải mã nó.
Hiểu biết cơ bản về an ninh mạng cơ bản sẽ giúp cho các doanh nghiệp nhìn thấy tầm quan trọng và có những kế hoạch dự phòng phù hợp giúp bảo vệ các lợi ích của bản thân doanh nghiệp.

Chia sẻ hướng đi mới cho doanh nghiệp năm 2018

posted May 31, 2018, 12:29 AM by Hỗ trợ Hitek Solution   [ updated May 31, 2018, 12:31 AM ]

Một năm mới sắp đến, các nhà sản xuất và nhà phân phối đã bắt đầu tìm cách mới để hoạt động hiệu quả hơn, tạo ra lợi nhuận và quản lý quy trình kinh doanh tốt hơn. Đây là thời điểm lý tưởng để các công ty đánh giá và cải thiện tình hình hiện tại của họ.

Chuyển sang giai đoạn mới trong doanh nghiệp bằng cách thực hiện một giải pháp ERP mới hoặc cập nhật hệ thống hiện có để tăng cường và sắp xếp các quy trình kinh doanh. Nếu bạn tìm thấy hệ thống ERP hiện tại của công ty bạn là không cập nhật với tất cả các đổi mới công nghệ mới, như khả năng di động hoặc thiếu các bản vá bảo mật, có thể đây là thời gian để chuyển sang một hệ thống ERP được thiết kế tốt hơn để đáp ứng những thách thức trong sản xuất Thế kỷ 21.

Bạn cần tìm gì ?
Khi đánh giá hệ thống ERP hiện tại của bạn, trọng tâm chính là liệu nó có các tính năng hoặc các chức năng hỗ trợ đầy đủ cho các doanh nghiệp – chứ không chỉ là tình hình kinh doanh hiện tại mà còn trong tương lai.

Một giải pháp khác cần được làm rõ là giải pháp ERP của bạn có thể tích hợp với các hệ thống, ứng dụng, khách hàng và nhà cung cấp bên ngoài để giúp quản lý doanh nghiệp mở rộng. Có nhiều giải pháp điểm như Quản lý Quan hệ Khách hàng (CRM) hoặc Quản lý Chuỗi cung ứng (SCM) mà bạn đã thêm vào sau đó và chưa được tích hợp hoàn toàn vào hệ thống ERP của bạn? Điều này rất quan trọng để xem xét khi bạn đang trong quá trình đánh giá ERP hiện tại của bạn.

Trải nghiệm của người dùng cuối (end user) cũng rất quan trọng. Hệ thống ERP hiện tại có cung cấp một giao diện trực quan? Người dùng có thể dễ dàng điều chỉnh và tùy chỉnh màn hình? Người sử dụng phần mềm nên cảm thấy thoải mái với hệ thống ERP, vì họ sẽ tương tác với nó trên cơ sở hàng ngày.

Về mặt báo cáo, làm thế nào dễ dàng để tạo ra cho các báo cáo phút có thể truy cập trong toàn doanh nghiệp? Có cần cải thiện khả năng hiển thị và minh bạch thông tin không? Khi xem xét giá trị hiện tại của hệ thống ERP, khả năng Business Intelligence (BI) cũng vô cùng quan trọng. Điều này bao gồm việc cung cấp khả năng hiển thị thời gian thực vào các khu vực như hoạt động sàn cửa hàng, mức độ tồn kho và trạng thái thiết bị của bạn.
5 tính năng cần cân nhắc khi lựa chọn một hệ thống ERP mới
Thu thập thông tin về các nhà cung cấp giải pháp ERP để giúp quá trình tuyển chọn tiến hành suôn sẻ nhất có thể. Dưới đây là 05 bước để đánh giá các nhà cung cấp ERP.

Nhà cung cấp – Các công ty nhà cung cấp nào biết ngành của tôi tốt nhất? Họ sẽ cập nhật những thay đổi về công nghệ hay liệu họ có thay đổi khi đổi mới?
Công nghệ – Liệu nền tảng công nghệ và kiến trúc của nhà cung cấp có hỗ trợ chiến lược CNTT của công ty bạn không?
Chức năng Phù hợp – Nhiều nhà cung cấp sẽ yêu cầu tính phí để có đúng chức năng phù hợp với nhu cầu độc nhất của công ty bạn, điều quan trọng ở đây là xác định các giải pháp nhà cung cấp phù hợp với thực tiễn tốt nhất trong ngành của bạn.
Hỗ trợ – Nhà cung cấp có hỗ trợ ERP không? Điều này bao gồm các chương trình giáo dục và đào tạo cùng với bảo trì và hỗ trợ qua điện thoại, các nhóm người sử dụng và mạng đối tác.
Chi phí sở hữu – Nhiều giá nhà cung cấp ban đầu xuất hiện tương tự, nhưng có một số yếu tố có thể ảnh hưởng đến chi phí, như phí hỗ trợ hàng năm, tỷ lệ thực hiện và hỗ trợ liên tục. Để đưa ra quyết định sáng suốt nhất, hãy tìm hiểu tổng chi phí sở hữu (TCO) trong khoảng 05 năm.
Nguồn Tinhte.vn

Tìm hiểu về ERP, giải pháp phần mềm quản lý đa năng dùng trong các doanh nghiệp

posted May 31, 2018, 12:27 AM by Hỗ trợ Hitek Solution

 Enterprise resource planning software, viết tắt là ERP, là một giải pháp phần mềm ra đời cũng đã khá lâu với mục đích hỗ trợ việc quản trị một công ty. Phần mềm này không sử dụng cho từng cá nhân mà sẽ giúp đỡ doanh nghiệp trong các hoạt động thường nhật của mình, bởi vậy mới có chữ “Enterprise” (doanh nghiệp, công ty) trong cái tên của nó. Chức năng chính của ERP đó là tích hợp tất cả mọi phòng ban, mọi chức năng của công ty lại trong một hệ thống máy tính duy nhất để dễ theo dõi hơn, nhưng đồng thời cũng đủ linh hoạt để đáp ứng nhiều nhu cầu khác nhau. Nói cách khác, bạn có thể tưởng tượng ERP như một phần mềm khổng lồ, nó có khả năng làm được những việc về tài chính, nhân sự, sản xuất, quản lý chuỗi cung ứng và rất rất nhiều những thứ khác. Mới đây mình có nghiên cứu về ERP, và mặc dù nó là phần mềm cho doanh nghiệp nhưng sẵn tiện mình xin chia sẻ cho anh em biết thêm vài thông tin về loại phần mềm thú vị này và người ta xài nó trong đời sống như thế nào.

ERP là gì?

Trước khi bắt đầu thì mình muốn nói sơ về lịch sử của ERP một chút. Từ này xuất hiện lần đầu tiên vào năm 1990 khi tập đoàn Gartner dùng nó để mở rộng cho MRP (Manufacturing Resources Planning), cũng là một phần mềm quản lý nhưng tập trung cho việc sản xuất hàng hóa. Đến khoảng giữa những năm 1990, ERP đã được áp dụng cho hầu hết các mảng của một doanh nghiệp chứ không chỉ xài cho bên sản xuất. Các cơ quan chính phủ và tổ chức phi chính phủ cũng bắt đầu ứng dụng ERP. Tới khoảng năm 2000, thuật ngữ “ERP II” xuất hiện và được dùng để chỉ những phần mềm ERP có khả năng dùng giao diện web để truy cập và sử dụng. ERP II cho phép không chỉ bản thân công ty mà cả khách hàng và các đối tác trong dây chuyền cung ứng cũng có thể xem được thông tin. Hay nói cách khác, thế hệ ERP mới này hỗ trợ việc hợp tác giữa các công ty với nhau chứ không chỉ quản lý nội bộ nữa.

Thường thì ở trong các doanh nghiệp, mỗi phòng ban người ta sẽ dùng một loại phần mềm khác nhau. Khi dùng từng app riêng lẻ như cách truyền thống, việc kết nối các dữ liệu với nhau rất khó, nhất là khi khối lượng dữ liệu lớn hoặc phần mềm không tương thích với nhau, thế nên sự phối hợp giữa nhiều bộ phận của một công ty trở nên khó khăn, tốn kém, mất thời gian. Còn ERP thì gom hết tất cả những thứ này lại với nhau và chỉ sử dụng một cơ sở dữ liệu duy nhất để tất cả mọi người, mọi phòng ban đều có thể truy cập vào và chia sẻ dữ liệu cho nhau.
Đang tải Chuc_nang_ERP.png… ​
Chúng ta hãy lấy ví dụ là khi một khách hàng đặt hàng một chiếc laptop. Bình thường, khi người đó bắt đầu order, đơn hàng sẽ được chuyển từ hòm thư của người đó đến công ty. Sau đó, nhân viên nhập dữ liệu sẽ chuyển nội dung đơn hàng (số lượng, mặt hàng, giá tiền, chi phí ship hàng, cấu hình CPU, RAM, HDD…) vào hệ thống máy tính của công ty, chuyển tiếp qua cho bộ phận quản lý khách hàng để ghi lại thông tin về người đặt, rồi chuyển qua kho, rồi kế toán,… Quy trình như thế này khiến việc giao hàng đến người mua bị chậm trễ lại, chưa kể đến việc thất lạc đơn hàng nữa. Việc phải nhập liệu từ phần mềm này qua phần mềm khác cũng có thể phát sinh lỗi, nhất là với các công ty hoạt động trên nhiều khu vực địa lý.

Song song đó, không ai trong công ty thật sự biết được tình trạng của đơn hàng đó như thế nào bởi không có đủ hết mọi quyền truy cập vào tất cả mọi phần mềm. Một người làm bên mảng tài chính hoặc hỗ trợ khách hàng làm thế nào truy cập được phần mềm của bên kho để biết là hàng đã được giao hay chưa, lỡ kho đó nằm ở tít Bình Dương trong khi cô nhân viên đó đang ở TP.HCM thì sao? Đó cũng là lý do mà nhiều khi bạn gọi hỏi xem hàng của mình đã được giao hay chưa thì người tiếp tân phải chuyển tiếp bạn qua bên kho, và rồi bạn lại phải lặp lại toàn bộ yêu cầu truy vấn của mình, rất tốn thời gian.

ERP xuất hiện với mục đích thay thế hết tất cả những hệ thống đơn lẻ này, và công ty chỉ xài một phần mềm duy nhất để quản lý. Tất nhiên, ERP sẽ được chia nhỏ thành các gói tùy mục đích, ví dụ như gói tài chính, gói nhân sự, gói kho bãi,… nhưng vấn đề cơ bản đó là dữ liệu nằm chung một chỗ, không bị phân tán ở đây một ít, ở kia một ít. Mọi nhân viên khi cần (và tất nhiên là khi có đủ quyền hạn) đều có thể xem được thông tin như ý muốn, và quan trọng hơn, ông giám đốc ngồi trên cao vẫn có thể nắm tình hình doanh nghiệp của ông một cách nhanh chóng mà không phải đợi hàng tá báo cáo từ nhiều bộ phận gửi lên trong một thời gian dài. Một công ty có thể chỉ mua một số gói nhất định tùy theo khả năng và nhu cầu của mình chứ không cần phải mua hết cả bộ (vì có thể họ không cần đến), chứ còn những năm 90 thì ERP là một “cục” thật to bắt buộc công ty phải mua nguyên cả bộ rất đắt tiền.

Ngoài ra, hệ thống ERP sẽ được tùy biến theo nhu cầu của từng công ty bởi mỗi doanh nghiệp sẽ có các yêu cầu khác nhau, những quy trình khác nhau. Và không chỉ các gói có thể tùy biến mà từng biểu mẫu, từng thanh công cụ, vị trí các nút, các khu vực điền số liệu... cũng thể được tinh chỉnh lại cho phù hợp nhất. Nói cách khác, ERP sở hữu tính linh hoạt cực kỳ cao, và đây cũng là công việc chính của những công ty triển khai ERP đến cho khách hàng của mình.

Video mô tả sơ lược hoạt động của ERP

ERP có thể giúp các công ty như thế nào?

Hi vọng lớn nhất đối với ERP đó là nó có thể cải thiện việc xử lí đơn hàng cũng như những thứ liên quan đến doanh thu, lợi nhuận, xuất hóa đơn… Đây là những thứ được gọi với cái tên “fulfillment process”, và cũng vì lý do này mà ERP hay được gọi là một “phần mềm chống lưng” cho văn phòng. Trong thời gian khoảng 10 năm trở lại đây có xuất hiện thêm một số module để quản lý khách hàng, chứ trước đó ERP chỉ tập trung vào việc tự động hóa những bước khác nhau trong hoạt động của công ty sản xuất.

Đang tải Infor_Mingle_2.png…

Khi một nhân viên nhập thông tin đơn hàng vào, anh ta sẽ có hết tất cả những thông tin cần thiết để hoàn tất order. Ngoài ra, tất cả những nhân viên khác có liên quan đều có thể cập nhật thông tin và có thể theo dõi tiến độ của một đơn hàng bất kì khi nào. ERP mang lại một thứ “ma thuật” giúp khách hàng nhận thứ mình mua nhanh hơn vì thông tin ít bị trễ, ít lỗi hơn, và “ma thuật” đó cũng áp dụng cho cả những hoạt động khác như tính lương cho nhân viên hay tạo báo cáo tài chính.
Nói tóm lại, có một số mặt mà ERP có thể giúp các công ty như sau:

Kiểm soát thông tin khách hàng: như đã nói ở trên, vì dữ liệu nằm chung ở một nơi nay mọi nhân viên trong công ty đều có thể truy cập và xem thông tin khách hàng, một số người có quyền thì có thể đổi cả thông tin mà không lo sợ hồ sơ khách hàng không được cập nhật xuyên suốt các bộ phận khác nhau. Ngay cả một ông CEO cũng có thể dễ dàng xem ai mua cái gì ở đâu và bao nhiêu tiền.

Tăng tốc quá trình sản xuất, cung cấp hàng hóa, dịch vụ: ERP có thể phục vụ như một công cụ giúp tự động hóa một phần hoặc tất cả quy trình sản xuất, từ việc chuẩn bị nguyên vật liệu cho đến ra thành phẩm, quản lý đầu ra đầu vào, đóng gói và nhiều thứ khác. Vì chỉ sử dụng một hệ thống máy tính duy nhất nên công ty có thể tiết kiệm thời gian, giảm chi phí, tăng năng suất và giảm lượng nhân sự cần thiết. Người quản lý có thể xem tất cả mọi thông số của công ty trong một giao diện hợp nhất, không phải nhảy từ khu vực này sang khu vực khác chỉ để kiếm vài con số. Mình có biết một hội nghị về ERP dành cho doanh nghiệp sản xuất sắp diễn ra vào ngày 26/3 tới đây, nếu quan tâm bạn có thể nhấn vào link này để đăng kí và xem thêm thông tin.

Đang tải Infor_Mingle.png…

Kiểm tra chất lượng, quản lý dự án: ERP giúp doanh nghiệp kiểm tra và theo dõi tính đồng nhất trong chất lượng sản phẩm, đồng thời lên kế hoạch và phân bổ nhân lực một cách hợp lý tùy nhu cầu dự án. Mình được biết là ERP còn có thể tự động kiểm tra trong cơ sở dữ liệu xem nhân viên nào có thế mạnh nào rồi tự gán họ vào từng tác vụ của dự án, người quản lý không phải mất nhiều thời gian cho công đoạn này.

Kiểm soát thông tin tài chính: để hiểu được hiệu suất của công ty mình ra sao, người quản lý sẽ phải tìm hiểu số liệu từ nhiều bộ phận khác nhau, nhiều khi có cái đúng, có cái sai, có cái theo tiêu chuẩn này, có cái thì theo tiêu chuẩn khác. ERP thì tổng hợp hết mọi thứ liên quan đến tài chính lại một nơi và số liệu chỉ có một phiên bản mà thôi, hạn chế tiêu cực cũng như những đánh giá sai lầm của người quản lý về hiệu năng của doanh nghiệp. ERP cũng có thể giúp tạo ra các bản báo cáo tài chính theo những chuẩn quốc tế như IFRS, GAAP, thậm chí cả theo tiêu Kế toán Việt Nam cũng được luôn (công ty TRG International ở Việt Nam cũng đang chỉnh sửa bộ phần mềm Infor ERP LN theo chuẩn Việt Nam)

Kiểm soát lượng tồn kho: ERP giúp kiểm soát xem trong kho còn bao nhiêu hàng, hàng nằm ở đâu, nguyên vật liệu còn nhiều ít ra sao. Việc này giúp các công ty giảm vật liệu mà họ chứa trong kho, chỉ khi nào cần thiết thì mới nhập thêm (chữ Planning trong ERP ý chỉ việc giúp doanh nghiệp lên kế hoạch cho các hoạt động của mình, và đây là một ví dụ). Tất cả sẽ giúp giảm chi phí, giảm số người cần thiết, tăng nhanh tốc độ làm việc.

Chuẩn hóa hoạt động về nhân sự: nhờ ERP mà bên nhân sự có thể theo dõi sát sao giờ làm việc, giờ ra về, khối lượng công việc từng nhân viên đã làm là bao nhiêu (để tính lương bổng và các phức lợi này nọ), ngay cả khi những người nhân viên đó làm việc trong nhiều bộ phận khác nhau, ở nhiều khu vực địa lý khác nhau. Nhân viên cũng vui hơn vì với ERP, công ty có thể trả lương cho họ đúng thời gian hơn.

Giao tiếp, xã hội hóa việc liên lạc trong công ty: Bạn đừng nghĩ rằng môi trường doanh nghiệp thì không cần mạng xã hội, thực ra là có, và nó rất hữu ích trong việc liên lạc giữa nhân viên các phòng ban với nhau. Mình biết có một nền tảng tên là Ming.le cho phép mọi người trong một hệ thống ERP chat với nhau thời gian thực để truy vấn thông tin, y như khi bạn chat trên Facebook. Ông giám đốc có thể nhanh chóng chat với thủ kho hỏi xem mặt hàng X còn lại bao nhiêu cái, thủ kho tra kết quả ngay trong giao diện nền web rồi nói ngay cho giám đốc biết. Chưa kể đến việc ERP còn sở hữu khả năng hiển thị những tác vụ mà một người cần làm, xem cập nhật trạng thái từ những người cùng phòng,...

Đang tải Infor_Mingle_Social.png…
Giao diện khu vực tương tác xã hội trên hệ thống ERP của Infor

Trên đây chỉ là một số ứng dụng tiêu biểu thôi, chứ thật ra ERP còn có tiềm năng ứng dụng vô cùng rộng rãi mà mình không thể nào kể hết ra đây được.

Các loại ERP

Hiện nay có nhiều công ty đang áp dụng ERP trong công việc của mình. Ví dụ như Thế Giới Di Động. Trong một bài phỏng vấn hồi năm 2009, công ty này chia sẻ rằng họ đã tự xây dựng ERP của mình với nhiều chức năng, từ hành chính, nhân sự cho đến quản lý các món hàng cũng như việc bảo hành.

Nếu không xài giải pháp cây nhà lá vườn như TDGĐ thì các công ty có thể tìm kiếm những giải pháp được xây dựng sẵn, sau đó tùy nhu cầu mà tùy biến lại cho thích hợp (hoặc đi thuê một công ty bên thứ ba tùy biến). Chúng ta có thể kể đến một số phần mềm ERP nối tiếng như SAP ERP, Infor ERP LN, Oracle E-Business Suite. Đây là 3 tên tuổi ERP “lừng danh” và bộ phần mềm của họ nhắm đến những công ty vừa và lớn. Mình được biết Boeing có xài Infor ERP LN và nhờ hệ thống này mà họ có thể sản xuất và kinh doanh thành công mẫu máy bay 787 Dreamliner. Infor cũng đang có hơn 4500 khách hàng, từ các công ty tầm trung cho đến TOP500.

Doanh nghiệp nhỏ hơn thì có thể dùng Dynamics ERP của Microsoft, ERP của IBM và một số những thương hiệu khác. Một vài công ty phần mềm Việt Nam cũng có bán ERP cho các công ty bên ngoài. Tuy nhiên, những giải pháp nói trên đòi hỏi phải chi khá nhiều tiền, dao động từ vài chục nghìn cho đến cả triệu USD. Chính vì thế, nếu những công ty nhỏ hay cửa hàng muốn xài ERP thì có thể dùng những ERP mã nguồn mở miễn phí trên mạng, ví dụ như Adaxa, ERP5, JFire, OpenERP, WebERP… Tất nhiên việc tùy biến cho phù hợp với nhu cầu doanh nghiệp sẽ rất khó khăn nếu doanh nghiệp không có đủ kiến thức chuyên môn.
Đang tải Mobile_ERP.jpg… ​
Ngoài phần mềm cài trên PC và nền web, các hãng ERP cũng có làm thêm phiên bản di động cho ứng dụng của mình. SAP, Infor ERP LN và một số hãng lớn khác đều cung cấp ứng dụng giúp nhân viên công ty xem xét thông tin mọi lúc mọi nơi, ngay cả khi đang ở ngoài đường và không mang laptop bên cạnh. Bạn chỉ cần có smartphone là có thể nắm được hoạt động của công ty hay cửa hàng của mình.

Về quy trình đưa ERP vào công ty, các hãng như Microsoft, SAP, Infor cũng có đại diện để đi bán triển khai và tùy biến phần mềm tùy theo nhu cầu của khách hàng. Tuy nhiên đó chỉ là một phần rất nhỏ, còn hầu hết các hãng sẽ bắt tay với những đối tác (là công ty bên thứ ba) để bán, tinh chỉnh ERP cũng như tích hợp ERP vào quá trình hoạt động thường ngày của doanh nghiệp. Thời gian để triển khai ERP có thể chỉ mất vài tháng, nhưng cũng có khi lên đến cả năm trời.

Hạn chế của ERP

Chúng ta hãy quay trở lại những phần mềm riêng lẻ của từng bộ phận như đã nói ở trên. Quy trình xài nhiều phần mềm lẻ tẻ như thế có thể không hiệu quả, nhưng nó đơn giản. App cho bên tài chính thì lo việc tài chính, app cho bên nhân sự thì lo về nhân sự, những rắc rối gì xảy ra bên ngoài phần mềm đó thì không phải là vấn đề của bộ phận, nó là rắc rối của người khác. Còn với ERP, chuyện này không còn như vậy nữa. Một nhân viên nhập liệu không chỉ đơn giản gõ gõ thông tin rồi nhấn Enter nữa. Người này sẽ thấy được những thông tin có liên quan của khách hàng, chẳng hạn như liệu người đó có trả tiền cho thứ mà họ mới mua hay chưa, mức đánh giá tín dụng của người đó ra sao, người đó đã từng mua những gì, và có thể họ sẽ phải update những thông tin này luôn. Bên kho bãi cũng phải cập nhật thông tin lên Internet (hoặc mạng nội bộ) thường xuyên chứ họ không chỉ làm việc với giấy tờ như trước nữa. Nếu họ không làm như thế, màn hình ở bên nhân viên tiếp xúc với khách hàng sẽ hiển thị là trong kho đang không có thứ mà khách hàng muốn, thế là mất đi cơ hội kiếm tiền.

Ngoài ra, con người thường không thích thay đổi, trong khi ERP lại yêu cầu họ thay đổi cách làm việc của mình để thích nghi với hệ thống mới. Đây cũng là một trong những lý do khiến dự án ERP bị thất bại trong khâu tích hợp và ứng dụng vào thực tiễn chứ hiếm khi bị thất bại do thiếu tiền hay những vấn đề tài chính khác. Thực chất thì việc đổi phần mềm cũng không quan trọng bằng việc các nhân viên trong công ty tự thay đổi mình để tận dụng phần mềm. ERP giúp các công ty tiết kiệm được một khoản chi phí khá lớn so với việc thực hiện công việc thủ công, nhưng nếu bạn chỉ đơn giản cài phần mềm rồi để đó và không chịu thay đổi cách thức vận hành thì bạn chỉ đang phí tiền mà thôi. Ngoài ra, bạn cũng có thể đang làm chậm lại tiến độ của mọi người, bởi bạn đang thay thế phần mềm mà mọi người quen xài với một hệ thống không ai chịu (hoặc không ai có thể) dùng.

Đang tải Hoi_lo.jpeg… 

Mình còn biết thêm được một hạn chế về ERP khi nói chuyện với một chuyên gia, cũng về vấn đề con người. Vì ERP minh bạch hóa mọi thứ, tất cả đều được hệ thống quản lý nên chuyện tham nhũng rất khó xảy ra, và chính điều này khiến một số cá nhân trong công ty từ chối sử dụng phần mềm mới. Việc đưa ERP có thể giúp ích cho doanh nghiệp, cho khách hàng, nhưng lại làm những nhân viên này mất đi “thu nhập ngoài luồng” của mình. Đây cũng là điều mà các công ty rất lo lắng bởi nó dẫn đến sự thất bại của dự án tích hợp ERP.

Chưa hết, ERP cũng có những hạn chế nhất định ngay cả với các phân hệ của chính mình. Có một số công ty chỉ dùng ERP nhưng không thể đáp ứng được hết nhu cầu của họ, thế nên họ mới dùng thêm một hoặc một số phần mềm khác (ví dụ như phần mềm kế toán chẳng hạn) để đảm bảo hoạt động trơn tru. Khi đó, vấn đề lớn nhất là làm sao để cho ERP tích hợp tốt với các giải pháp bên ngoài này, từ việc trao đổi dữ liệu cho đến quy trình làm việc. Tất nhiên, việc này không hề dễ dàng.

Ngoài ra, một lý do khiến ERP thường bị thất bại khi triển khai mặc dù doanh nghiệp đã chi rất nhiều tiền, đó là những người lãnh đạo không rành về hệ thống. Họ chỉ biết rõ nhu cầu của mình, và chỉ đạo xuống cho bên IT thực hiện. Bên IT lại không rõ về quy trình của doanh nghiệp cũng như các yêu cầu kinh doanh nên lại gặp khúc mắc khi triển khai. Phải giải quyết cho được mối quan ngại này thì ERP mới thật sự mang lại lợi ích như những gì nó vốn có.

Nguồn: LaunchPadPlexTRG VietnamInforManagingAutomation​, Tinhte.vn

1-6 of 6